Une fois qu'une famille appropriée a été trouvée et acceptée (ou que la famille a déposé une demande d'adoption pour un enfant qu'elle a déjà choisi), les autorités thaïlandaises doivent procéder à des démarches supplémentaires. La plus importante est l'approbation du comité d'adoption. Ce comité est très sollicité et ne se réunit généralement que deux ou trois fois par mois pour examiner les dossiers d'adoption. Les retards sont fréquents et peuvent durer des semaines, voire des mois. Ne vous découragez pas ; votre dossier sera finalement traité en priorité.

Une fois l'adoption approuvée par la commission d'adoption, votre famille sera convoquée à un entretien avec cette commission à Bangkok. Vous recevrez ensuite la lettre « À qui de droit », confirmant l'autorisation de la commission de prendre soin de l'enfant jusqu'à la finalisation de l'adoption. Veuillez noter que la réception de ce document et la prise de rendez-vous pour l'entretien peuvent prendre du temps. Vous recevrez peut-être la lettre « À qui de droit » avant votre voyage (par l'intermédiaire de votre agence d'adoption) ou seulement après votre arrivée en Thaïlande. Vous ne pourrez finaliser vos préparatifs de voyage qu'une fois la date de rendez-vous confirmée par votre agence d'adoption. (Il arrive que vous ne soyez prévenu(e) que quelques semaines avant l'entretien, mais votre agence d'adoption vous aura informé(e) au cours des semaines ou des mois précédents de l'approche de votre dossier.)

Si vous résidez dans un État différent de celui où se trouve votre agence d'adoption, des autorisations peuvent être nécessaires entre les autorités compétentes des deux États, conformément à l'Accord interétatique sur le placement d'enfants (ICPC). Votre agence se chargera de ces formalités et vous informera dès que l'autorité compétente de votre État aura approuvé le placement (si cela est requis), afin que vous puissiez vous déplacer.

En vertu de la loi thaïlandaise, les deux parents d'une famille biparentale (ou le parent seul dans une famille monoparentale) doivent se rendre aux États-Unis pour rencontrer le Bureau de la protection de l'enfance et compléter les documents nécessaires à l'adoption et à l'immigration. Si vous avez déjà adopté un enfant thaïlandais, un représentant du Bureau thaïlandais de la protection de l'enfance (DSDW) peut accompagner votre deuxième enfant et tout enfant thaïlandais ultérieur aux États-Unis, à condition que la famille prenne en charge les frais de voyage du représentant et de l'enfant. Toutefois, le recours à ce service d'accompagnement peut prolonger la procédure d'adoption de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois.

En Thaïlande, les familles voyagent généralement seules, contrairement à ce qui se fait souvent avec d'autres programmes internationaux. Les services proposés par les voyagistes locaux varient ; renseignez-vous donc bien avant de choisir votre agence.

La durée habituelle d'un séjour en Thaïlande pour les familles est de 10 jours à deux semaines. Si votre enfant ne se trouve pas à Bangkok, vous devrez vous déplacer à l'intérieur du pays, et peut-être même faire un voyage plus long, car vous devrez vous rendre à Bangkok pour l'entretien avec le Conseil/DSDW après la prise en charge de votre enfant. Ce n'est qu'après cet entretien que vous recevrez le certificat d'adoption, document indispensable pour faire une demande de visa. Par conséquent, même si votre enfant se trouve dans le nord de la Thaïlande, vous devez faire votre demande de visa à l'ambassade américaine à Bangkok, et non au consulat américain à Chiang Mai. (Il n'y a pas de consulat américain dans le sud de la Thaïlande.)

La plupart des orphelinats thaïlandais demandent aux familles adoptantes potentielles de rencontrer l'enfant à plusieurs reprises avant de le prendre en charge. Cela facilite sans aucun doute l'adaptation de l'enfant adopté, mais peut perturber temporairement les futurs parents. Il est parfois possible d'accueillir l'enfant dès le premier jour, mais cela n'est pas garanti. Pendant la période de visite, les familles adoptant un enfant plus âgé peuvent être autorisées à l'emmener en sortie avant de le ramener à l'orphelinat. Ce privilège peut également être accordé ou non, selon la situation de l'enfant. Si l'enfant est placé en famille d'accueil, vous rencontrerez probablement ses parents d'accueil en présence d'un membre du personnel de l'organisation non gouvernementale. Afin de faciliter l'adaptation de l'enfant, plusieurs rencontres peuvent être organisées.

Comme pour tous les aspects d'une adoption en Thaïlande, les réglementations légales et les exigences administratives peuvent varier d'une région à l'autre. Faites confiance à votre agence d'adoption pour obtenir des instructions détaillées. Si vous devez gérer vous-même toutes les formalités, telles que la remise des documents, les photocopies et les traductions, et l'organisation des transports entre les hôtels, les administrations, les orphelinats, les photographes, les cliniques, etc., vous aurez moins de temps pour les visites et les moments de détente avec votre enfant. Tenez-en compte dans votre itinéraire et prévoyez quelques jours supplémentaires si les visites touristiques sont importantes pour vous.

Les démarches administratives en Thaïlande comprennent la demande de visa, notamment le remplissage du formulaire I-600 (si vous ne l'avez pas déjà fait aux États-Unis) et du formulaire I-864 (Déclaration de parrainage). Vous devrez généralement prendre rendez-vous à l'ambassade, puis revenir pour un second rendez-vous afin de retirer le visa. Des photos d'identité de votre enfant seront nécessaires. Veuillez consulter les instructions des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS). (Votre organisme, ONG ou orphelinat peut vous recommander des photographes ou vous fournir des photos déjà prises.) Un examen médical de l'enfant est également requis pour l'obtention du visa. Renseignez-vous auprès de votre organisme pour obtenir des recommandations de cliniques/hôpitaux et savoir comment obtenir le formulaire nécessaire au médecin pour le rapport médical. Si votre enfant se trouve dans la région de Chiang Mai, vous pourrez peut-être effectuer cette démarche sur place avant de vous rendre à Bangkok, car il y a des médecins dans la région qui connaissent les procédures requises. L'examen médical requis pour le visa est généralement bref et superficiel. Certaines familles d'accueil s'occupent même de cette étape avant votre arrivée – mais l'enfant est généralement examiné par la famille adoptive.

L'orphelinat ou l'ONG thaïlandaise devrait délivrer un passeport thaïlandais pour l'enfant ; des frais supplémentaires peuvent s'appliquer. Vous recevrez probablement un document attestant de la naissance, mais il ne s'agira peut-être pas d'un acte de naissance thaïlandais officiel. Certaines familles reçoivent initialement une copie de l'acte de naissance thaïlandais et n'obtiennent l'original que plusieurs mois plus tard, une fois l'adoption enregistrée conformément à la loi thaïlandaise (voir « Activités post-adoption »). Il se peut qu'on vous demande d'obtenir une traduction certifiée conforme en anglais pendant votre séjour en Thaïlande si votre organisme, ONG ou orphelinat ne l'a pas déjà fait. Certaines familles ne reçoivent jamais d'acte de naissance thaïlandais officiel, mais un document équivalent confirmant la date de naissance de l'enfant, signé par le directeur de l'orphelinat ou un autre responsable. (Suite à une adoption aux États-Unis, votre État peut délivrer un « Certificate of Foreign Birth » ou un document similaire, qui devrait suffire même si vous ne recevez jamais de document thaïlandais officiel.)

L'entretien avec le comité d'adoption/DSDW dure généralement entre 15 et 20 minutes. Son objectif principal est de vérifier les informations de votre dossier. Si des doutes importants subsistent quant à votre aptitude à adopter, ils auront été abordés avant votre convocation. On vous demandera si vous êtes certain(e) de vouloir adopter l'enfant et il se peut que le comité vous invite à discuter de certains documents. On vous posera ensuite des questions générales sur votre profession, la garde d'enfants, les autres enfants de votre famille, leur scolarité, votre vie de famille, vos projets pour l'intégration culturelle de l'enfant en Thaïlande, ses éventuels besoins spécifiques, etc. Vous assisterez à l'entretien avec l'enfant que vous souhaitez adopter. (Ne vous inquiétez pas si votre enfant est agité ; le personnel est habitué à ce genre de situation.)

Après la réunion, vous recevrez l'« Accord », un document important autorisant le gouvernement américain à vous délivrer un visa pour l'entrée légale de votre enfant en Thaïlande. Cet accord établit une garde temporaire, mais ne constitue pas un arrangement définitif au regard du droit thaïlandais ou américain. Vous devez obtenir cet accord avant votre rendez-vous définitif pour le visa ; l'ambassade peut vous demander de le soumettre avant ce rendez-vous afin d'accélérer le traitement de votre demande. Généralement, vous serez convoqué(e) à un rendez-vous tôt le matin (avec paiement des frais) et devrez revenir l'après-midi pour récupérer le document. Muni(e) de votre passeport et de votre visa, vous pourrez quitter la Thaïlande avec votre enfant.