Uma vez que uma família adequada tenha sido encontrada e aceita (ou a família tenha solicitado a adoção de uma criança já escolhida), as autoridades tailandesas exigem etapas adicionais de processamento. A mais importante delas é a aprovação pelo conselho de adoção. Este conselho tem uma agenda muito ocupada e geralmente se reúne apenas duas ou três vezes por mês para analisar os casos de adoção. Atrasos frequentes são comuns e podem durar semanas ou até meses. Não desanime; seu caso acabará sendo priorizado.

Após a aprovação da adoção pela junta de adoção, sua família será agendada para uma entrevista com a junta em Bangkok. Em seguida, vocês receberão a carta "A Quem se Divulgar", que confirma a permissão da junta para cuidar da criança até a finalização do processo de adoção. Observem que pode haver atrasos no recebimento deste documento e no agendamento da entrevista. Vocês podem receber a carta "A Quem se Divulgar" antes da viagem (através da sua agência de adoção) ou somente após a chegada à Tailândia. Não é possível finalizar os planos de viagem até que a agência de adoção confirme a data da entrevista. (Às vezes, o aviso é feito com apenas algumas semanas de antecedência, mas a agência de adoção já terá informado sobre a proximidade do processo nas semanas ou meses anteriores.)

Se você reside em um estado diferente daquele onde sua agência de adoção está localizada, podem ser necessárias aprovações conjuntas entre as autoridades de adoção de ambos os estados, de acordo com o Pacto Interestadual sobre Colocação de Crianças (ICPC). Sua agência cuidará dessas formalidades e o informará assim que a autoridade de adoção competente em seu estado aprovar a colocação (se necessário em seu estado), para que você possa viajar.

De acordo com a lei tailandesa, ambos os pais em uma família biparental (ou o pai ou a mãe solteiro(a) em uma família monoparental) devem viajar aos EUA para se encontrar com o Departamento de Bem-Estar da Juventude (DSDW) e preencher os documentos necessários para a adoção e imigração. Se você já adotou uma criança tailandesa, um representante do DSDW pode acompanhar seu segundo filho e quaisquer outros filhos tailandeses subsequentes aos EUA, desde que a família cubra as despesas de viagem tanto do representante quanto da criança. No entanto, o uso desse serviço de acompanhamento pode prolongar o processo de adoção por semanas ou até meses.

Na Tailândia, as famílias geralmente viajam sozinhas, e não em grupos como é comum em alguns outros programas internacionais. Os serviços oferecidos pelas operadoras de turismo locais variam, portanto, certifique-se de perguntar sobre eles ao escolher uma operadora.

A duração típica de uma viagem familiar à Tailândia é de 10 dias a duas semanas. Se seu filho não estiver em Bangkok, será necessário viajar dentro da Tailândia, possivelmente por um período mais longo, pois você precisará ir a Bangkok para a entrevista com o Conselho/DSDW após obter a guarda. Somente após essa entrevista você receberá a certidão de adoção, que lhe dará o direito de solicitar o visto. Portanto, mesmo que seu filho esteja no norte da Tailândia, você deve solicitar o visto na embaixada em Bangkok, e não no consulado americano em Chiang Mai. (Não há consulado no sul da Tailândia.)

A maioria dos orfanatos tailandeses solicita que as famílias adotivas em potencial visitem a criança várias vezes antes de a acolherem. Isso, sem dúvida, facilita a transição para a criança adotada, mas pode causar desconforto temporário aos futuros pais. Às vezes, é possível acolher a criança no primeiro dia, mas isso não é garantido. Durante o período de visitas, as famílias que adotam uma criança mais velha podem ter permissão para levá-la para passeios antes de devolvê-la ao orfanato. Esse privilégio também pode ou não ser concedido, dependendo das circunstâncias individuais da criança. Se a criança estiver em um lar adotivo, você provavelmente se encontrará com os pais adotivos na presença de um membro da equipe da organização não governamental. Para facilitar a transição para a criança, várias reuniões podem ser agendadas.

Como em todos os aspectos de uma adoção na Tailândia, as regulamentações legais e os requisitos burocráticos podem variar localmente. Confie na sua agência de adoção para obter instruções detalhadas. Se você tiver que lidar com todas as formalidades por conta própria, como entregar documentos, fazer cópias e traduções e providenciar transporte entre hotéis, repartições públicas, orfanatos, fotógrafos, clínicas etc., terá menos tempo para passear e relaxar com seu filho. Leve isso em consideração ao planejar sua viagem e pense em adicionar dias extras se passear for importante para você.

Questões legais na Tailândia incluem a solicitação de visto, incluindo o preenchimento do Formulário I-600 (caso ainda não o tenha feito nos EUA) e do Formulário I-864 (Declaração de Patrocínio). Normalmente, você agendará um horário na embaixada e retornará para um segundo horário para receber o visto. Você precisará de fotos 3x4 do seu filho. Consulte as instruções do Serviço de Cidadania e Imigração dos EUA (USCIS). (Sua agência, ONG e/ou orfanato podem recomendar fotógrafos ou fornecer fotos que já tenham tirado.) Um exame médico da criança também é necessário para a emissão do visto. Converse com sua agência para obter recomendações de clínicas/hospitais e informações sobre como obter o formulário que o médico precisará usar para o laudo médico. Se seu filho estiver na região de Chiang Mai, você poderá realizar essa etapa lá antes de viajar para Bangkok, pois há médicos na região familiarizados com os procedimentos necessários. O exame médico exigido para o visto geralmente é breve e superficial. Algumas famílias de acolhimento até cuidam dessa etapa para você antes da sua chegada, mas geralmente a criança é examinada pela família adotiva.

O orfanato ou ONG tailandesa deve emitir um passaporte tailandês para a criança; pode haver uma taxa adicional para isso. É provável que você receba algum tipo de certidão de nascimento, mas esta pode não ser uma certidão de nascimento tailandesa oficial. Algumas famílias recebem inicialmente uma cópia da certidão de nascimento tailandesa e só recebem o original meses depois, quando a adoção é registrada de acordo com a lei tailandesa (veja "Atividades Pós-Adoção"). Você pode ser solicitado a obter uma tradução juramentada para o inglês enquanto estiver na Tailândia, caso sua agência, ONG ou orfanato ainda não a tenha providenciado. Algumas famílias nunca recebem uma certidão de nascimento tailandesa oficial, mas sim um documento substituto que confirma a data de nascimento da criança, assinado pelo diretor do orfanato ou outro funcionário. (Após uma adoção nos EUA, seu estado pode emitir um "Certificado de Nascimento Estrangeiro" ou um documento com nome semelhante, que deve ser suficiente mesmo que você nunca receba um documento tailandês oficial.)

A entrevista propriamente dita com o comitê de adoção/DSDW geralmente dura apenas de 15 a 20 minutos. Seu principal objetivo é confirmar as informações da sua inscrição. Se houver alguma preocupação séria quanto à sua adequação, ela já terá sido esclarecida antes do convite para a entrevista. Você será questionado se tem certeza de que deseja adotar a criança e poderá ser solicitado a discutir alguns de seus documentos com o comitê. Em seguida, poderão ser feitas algumas perguntas básicas sobre sua profissão, cuidados com a criança, outros filhos em sua família, a educação deles, sua vida familiar, seus planos para a integração cultural da criança na Tailândia, quaisquer necessidades especiais, etc. Você comparecerá à entrevista com a criança que deseja adotar. (Não se preocupe se seu filho estiver inquieto; a equipe já passou por isso muitas vezes.)

Após a reunião, você receberá o "Acordo" — um documento importante que permite ao governo dos EUA emitir um visto para a entrada legal do seu filho na Tailândia. O acordo estabelece a guarda temporária, mas não constitui um acordo definitivo perante as leis tailandesas ou americanas. Você deve obter o acordo antes da sua entrevista final para o visto; a embaixada pode solicitar que você o apresente antes dessa entrevista para agilizar o processo. Normalmente, você deverá comparecer à entrevista para o visto no início da manhã (incluindo o pagamento da taxa) e retornar à tarde para retirar o documento. Com o passaporte e o visto, você poderá deixar a Tailândia com seu filho.