Una vez que se encuentra y acepta una familia idónea (o la familia solicita la adopción de un niño que ya ha seleccionado), las autoridades tailandesas requieren trámites adicionales. El más importante es la aprobación por parte de la junta de adopción. Esta junta tiene una agenda muy apretada y suele reunirse solo dos o tres veces al mes para revisar los casos de adopción. Los retrasos repetidos son frecuentes y pueden durar semanas o incluso meses. No se desanime; su caso finalmente será priorizado.

Una vez que la junta de adopción apruebe la adopción, su familia recibirá una cita para una entrevista con la junta en Bangkok. Posteriormente, recibirá la carta "A quien corresponda", que confirma la autorización de la junta para cuidar al niño hasta que se finalice la adopción. Tenga en cuenta que puede haber demoras en la recepción de este documento y en la programación de la cita para la entrevista. Puede recibir la carta "A quien corresponda" antes de su viaje (a través de su agencia de adopción) o solo después de su llegada a Tailandia. No podrá finalizar sus planes de viaje hasta que su agencia de adopción le haya confirmado la fecha de la cita. (En ocasiones, solo recibirá un aviso con unas pocas semanas de antelación a la cita para la entrevista, pero su agencia de adopción le habrá informado con semanas o meses de anticipación que su caso se acerca).

Si reside en un estado distinto al de su agencia de adopción, es posible que se requiera la aprobación de las autoridades de adopción de ambos estados, de conformidad con el Pacto Interestatal sobre la Colocación de Niños (ICPC). Su agencia se encargará de estos trámites y le informará tan pronto como la autoridad de adopción correspondiente en su estado apruebe la colocación (si así lo exige la normativa estatal), para que pueda viajar.

Según la ley tailandesa, en una familia biparental, ambos padres (o el padre o la madre soltera en una familia monoparental) deben viajar a Estados Unidos para reunirse con la Oficina de Bienestar Juvenil y completar los documentos necesarios de adopción e inmigración. Si ya ha adoptado a un niño tailandés, un representante de la Oficina de Bienestar Juvenil de Tailandia (DSDW) puede acompañar a su segundo hijo y a cualquier hijo tailandés posterior a Estados Unidos, siempre que la familia cubra los gastos de viaje tanto del representante como del niño. Sin embargo, el uso de este servicio de acompañamiento puede prolongar el proceso de adopción semanas o incluso meses.

Las familias en Tailandia suelen viajar solas, no en grupos como es habitual en otros programas internacionales. Los servicios que ofrecen los operadores turísticos locales varían, así que asegúrese de informarse sobre ellos al elegir uno.

La duración típica de un viaje familiar a Tailandia es de 10 días a dos semanas. Si su hijo no se encuentra en Bangkok, deberá viajar dentro de Tailandia y posiblemente realizar un viaje más largo, ya que tendrá que viajar a Bangkok para la entrevista con la Junta/DSDW después de obtener la custodia. Solo después de esta entrevista recibirá el certificado de adopción, que le permite solicitar una visa. Por lo tanto, incluso si su hijo se encuentra en el norte de Tailandia, debe solicitar la visa en la embajada en Bangkok, no en el consulado estadounidense en Chiang Mai. (No hay consulado en el sur de Tailandia).

La mayoría de los orfanatos tailandeses solicitan que las familias adoptivas visiten al niño varias veces antes de acogerlo. Esto facilita la transición para el niño adoptado, pero puede inquietar temporalmente a los padres adoptivos. A veces es posible acoger al niño el primer día, pero no está garantizado. Durante el período de visitas, las familias que adoptan a un niño mayor pueden llevarlo de paseo antes de devolverlo al orfanato. Este privilegio también puede concederse o no, dependiendo de las circunstancias individuales del niño. Si el niño está en acogimiento familiar, probablemente se reunirá con los padres de acogida en presencia de un miembro del personal de la organización no gubernamental. Para facilitar la transición del niño, se pueden programar varias reuniones.

Como ocurre con todos los aspectos de una adopción en Tailandia, las normas legales y los trámites burocráticos pueden variar según la localidad. Confíe en su agencia de adopción para obtener instrucciones detalladas. Si tiene que encargarse usted mismo de todos los trámites, como la entrega de documentos, la realización de copias y traducciones, y la organización del transporte entre hoteles, oficinas gubernamentales, orfanatos, fotógrafos, clínicas, etc., tendrá menos tiempo para hacer turismo y relajarse con su hijo. Tenga esto en cuenta al planificar su viaje y considere añadir días adicionales si el turismo es importante para usted.

Los trámites legales en Tailandia incluyen la solicitud de visa, lo que implica completar el Formulario I-600 (si aún no lo ha hecho en EE. UU.) y el Formulario I-864 (Declaración de Patrocinio). Normalmente, deberá programar una cita en la embajada y luego regresar para una segunda cita para recibir la visa. Necesitará fotos tamaño pasaporte de su hijo/a. Consulte las instrucciones del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS). (Su agencia, ONG u orfanato puede recomendarle fotógrafos o proporcionarle fotos que ya hayan tomado). También se requiere un examen médico del niño/a para la emisión de la visa. Hable con su agencia para obtener recomendaciones de clínicas u hospitales y cómo obtener el formulario que el médico necesitará para el informe médico. Si su hijo/a se encuentra en la zona de Chiang Mai, es posible que pueda completar este paso allí antes de viajar a Bangkok, ya que hay médicos en la zona familiarizados con los procedimientos necesarios. El examen médico requerido para la visa suele ser breve y superficial. Algunas familias de acogida incluso se encargan de este paso antes de tu llegada, pero normalmente el niño es examinado por la familia adoptiva.

El orfanato o la ONG tailandesa debería expedir un pasaporte tailandés para el niño; este trámite podría tener un coste adicional. Probablemente recibirá algún tipo de certificado de nacimiento, pero este podría no ser un certificado de nacimiento tailandés oficial. Algunas familias reciben inicialmente una copia del certificado de nacimiento tailandés y solo obtienen el original meses después, una vez registrada la adopción conforme a la legislación tailandesa (véase «Actividades posteriores a la adopción»). Es posible que se le solicite obtener una traducción jurada al inglés durante su estancia en Tailandia si su agencia, ONG u orfanato no lo ha hecho ya. Algunas familias nunca reciben un certificado de nacimiento tailandés oficial, sino un documento sustituto que confirma la fecha de nacimiento del niño, firmado por el director del orfanato u otro funcionario. (Tras una adopción en EE. UU., su estado podría expedir un «Certificado de Nacimiento en el Extranjero» o un documento similar, que debería ser suficiente incluso si nunca recibe un documento tailandés oficial).

La entrevista con el comité de adopción/DSDW suele durar entre 15 y 20 minutos. Su objetivo principal es confirmar la información de su solicitud. Si existen dudas importantes sobre su idoneidad, estas se habrán resuelto antes de la entrevista. Se le preguntará si está seguro/a de querer adoptar al niño/a y es posible que se le pida que revise algunos de sus documentos con el comité. Posteriormente, se le harán algunas preguntas básicas sobre su ocupación, la organización del cuidado infantil, otros hijos en su familia, su educación, su vida familiar, sus planes para la integración cultural del niño/a en Tailandia, cualquier necesidad especial, etc. Asistirá a la entrevista con el niño/a que desea adoptar. (No se preocupe si su hijo/a está inquieto/a; el personal lo ha experimentado muchas veces).

Tras la reunión, recibirá el «Acuerdo», un documento importante que permite al gobierno estadounidense expedirle un visado para la entrada legal de su hijo/a a Tailandia. El acuerdo establece la custodia temporal, pero no constituye un acuerdo definitivo ni según la legislación tailandesa ni la estadounidense. Debe obtener el acuerdo antes de su cita definitiva para el visado; la embajada podría solicitarle que lo presente antes de dicha cita para agilizar el trámite. Normalmente, se le pedirá que asista a una cita para el visado a primera hora de la mañana (incluido el pago de la tasa) y que regrese por la tarde para recoger el documento. Con su pasaporte y visado, podrá salir de Tailandia con su hijo/a.