Una volta individuata e accettata una famiglia idonea (o dopo che la famiglia ha presentato domanda di adozione per un bambino già selezionato), le autorità thailandesi richiedono ulteriori adempimenti burocratici. Il più importante di questi è l'approvazione da parte della commissione per le adozioni. Questa commissione ha un'agenda molto fitta e in genere si riunisce solo due o tre volte al mese per esaminare i casi di adozione. I ritardi ripetuti sono frequenti e possono durare settimane o addirittura mesi. Non disperate; il vostro caso verrà infine preso in considerazione.

Una volta che la commissione per le adozioni avrà approvato l'adozione, alla vostra famiglia verrà fissato un appuntamento per un colloquio con la commissione a Bangkok. Riceverete quindi la lettera "A chi di competenza", che conferma l'autorizzazione della commissione a prendersi cura del bambino fino al completamento dell'adozione. Si prega di notare che potrebbero verificarsi dei ritardi nella ricezione di questo documento e nella programmazione dell'appuntamento per il colloquio. Potreste ricevere la lettera "A chi di competenza" prima del viaggio (tramite la vostra agenzia di adozione) o solo dopo il vostro arrivo in Thailandia. Non potrete finalizzare i vostri piani di viaggio finché la vostra agenzia di adozione non vi avrà comunicato la data dell'appuntamento. (A volte riceverete un preavviso di poche settimane prima dell'appuntamento per il colloquio, ma la vostra agenzia di adozione vi avrà informato nelle settimane o nei mesi precedenti dell'imminente appuntamento.)

Se risiedi in uno stato diverso da quello in cui ha sede la tua agenzia di adozione, potrebbero essere necessarie approvazioni congiunte tra le autorità competenti di entrambi gli stati, in conformità con l'Accordo interstatale sul collocamento dei minori (ICPC). La tua agenzia si occuperà di queste formalità e ti informerà non appena l'autorità competente del tuo stato avrà approvato il collocamento (se richiesto nel tuo stato), in modo che tu possa viaggiare.

Secondo la legge thailandese, entrambi i genitori in una famiglia con due genitori (o il genitore single in una famiglia monogenitoriale) devono recarsi negli Stati Uniti per incontrare l'Ufficio per il Benessere dei Giovani e completare i documenti necessari per l'adozione e l'immigrazione. Se avete già adottato un bambino thailandese, un rappresentante dell'Ufficio per il Benessere dei Giovani thailandese (DSDW) può accompagnare il vostro secondo figlio e qualsiasi altro figlio thailandese successivo negli Stati Uniti, a condizione che la famiglia si faccia carico delle spese di viaggio sia per il rappresentante che per il bambino. Tuttavia, avvalersi di questo servizio di accompagnamento può prolungare la procedura di adozione di settimane o addirittura mesi.

In Thailandia, le famiglie viaggiano generalmente da sole, non in gruppo come accade in altri programmi turistici internazionali. I servizi offerti dagli operatori turistici locali variano, quindi è importante informarsi al riguardo prima di scegliere un tour operator.

La durata tipica di un viaggio in Thailandia per le famiglie è di 10 giorni o due settimane. Se vostro figlio non si trova a Bangkok, sarà necessario spostarsi all'interno della Thailandia e probabilmente affrontare un viaggio più lungo, poiché dopo l'affidamento dovrete recarvi a Bangkok per il colloquio con il Board/DSDW. Solo dopo questo colloquio riceverete il certificato di adozione, che vi consentirà di richiedere il visto. Pertanto, anche se vostro figlio si trova nel nord della Thailandia, dovrete richiedere il visto presso l'ambasciata a Bangkok e non presso il consolato americano a Chiang Mai (non esiste un consolato nel sud della Thailandia).

Nella maggior parte degli orfanotrofi thailandesi, le famiglie che desiderano adottare un bambino devono fargli visita più volte prima di prenderlo in carico. Questo facilita indubbiamente l'inserimento del bambino, ma può temporaneamente destabilizzare i futuri genitori. A volte è possibile accogliere il bambino già dal primo giorno, ma non è garantito. Durante il periodo di visita, alle famiglie che adottano un bambino più grande può essere concesso di portarlo in gita prima di riportarlo all'orfanotrofio. Anche questo privilegio può essere concesso o meno a seconda delle circostanze individuali del bambino. Se il bambino è in affido, è probabile che incontrerete i genitori affidatari alla presenza di un membro dello staff dell'organizzazione non governativa. Per facilitare l'inserimento del bambino, potrebbero essere organizzati diversi incontri.

Come per tutti gli aspetti di un'adozione in Thailandia, le normative legali e i requisiti burocratici possono variare a livello locale. Affidatevi alla vostra agenzia di adozione per istruzioni dettagliate. Se dovrete occuparvi personalmente di tutte le formalità, come la consegna dei documenti, le fotocopie e le traduzioni, e l'organizzazione dei trasporti tra hotel, uffici governativi, orfanotrofi, fotografi, cliniche, ecc., avrete meno tempo per visitare la città e rilassarvi con vostro figlio. Tenetene conto nella pianificazione del viaggio e valutate la possibilità di aggiungere giorni extra se le visite turistiche sono importanti per voi.

Le questioni legali in Thailandia includono la richiesta di visto, che comprende la compilazione del modulo I-600 (se non lo avete già fatto negli Stati Uniti) e del relativo modulo I-864 (Dichiarazione di sponsorizzazione). In genere, dovrete fissare un appuntamento presso l'ambasciata e poi tornare per un secondo appuntamento per ricevere il visto. Avrete bisogno di fototessere del vostro bambino. Fate riferimento alle istruzioni del Servizio di Cittadinanza e Immigrazione degli Stati Uniti (CIS). (La vostra agenzia, ONG e/o orfanotrofio possono consigliarvi dei fotografi o fornirvi delle foto che hanno già scattato). È inoltre richiesta una visita medica per il bambino ai fini del rilascio del visto. Rivolgetevi alla vostra agenzia per avere consigli su cliniche/ospedali e su come ottenere il modulo che il medico dovrà utilizzare per il referto medico. Se vostro figlio si trova nella zona di Chiang Mai, potreste essere in grado di completare questa procedura lì prima di recarvi a Bangkok, poiché nella zona ci sono medici che conoscono le procedure necessarie. La visita medica richiesta per il visto è solitamente breve e superficiale. Alcune famiglie affidatarie si occupano addirittura di questa procedura prima del vostro arrivo, ma di solito il bambino viene visitato dalla famiglia adottiva.

L'orfanotrofio o l'ONG thailandese dovrebbe rilasciare un passaporto thailandese per il bambino; ​​potrebbe essere previsto un costo aggiuntivo per questo servizio. Probabilmente riceverete una sorta di certificato di nascita, ma potrebbe non trattarsi di un certificato di nascita thailandese ufficiale. Alcune famiglie ricevono inizialmente una copia del certificato di nascita thailandese e l'originale solo mesi dopo, una volta che l'adozione è stata registrata secondo la legge thailandese (vedi "Attività post-adozione"). Potrebbe esservi richiesto di ottenere una traduzione giurata in inglese durante il vostro soggiorno in Thailandia, qualora l'agenzia, l'ONG o l'orfanotrofio non l'abbiano già fatto. Alcune famiglie non ricevono mai un certificato di nascita thailandese ufficiale, ma un documento sostitutivo che conferma la data di nascita del bambino, firmato dal direttore dell'orfanotrofio o da un altro funzionario. (A seguito di un'adozione negli Stati Uniti, il vostro stato potrebbe rilasciare un "Certificato di nascita all'estero" o un documento con un nome simile, che dovrebbe essere sufficiente anche se non doveste mai ricevere un documento thailandese ufficiale).

Il colloquio vero e proprio con la commissione per le adozioni/DSDW di solito dura solo dai 15 ai 20 minuti. Il suo scopo principale è quello di confermare le informazioni contenute nella domanda. Se ci sono dubbi seri sulla tua idoneità, questi saranno stati affrontati prima che tu venga invitato al colloquio. Ti verrà chiesto se sei certo di voler adottare il bambino e potrebbe esserti chiesto di discutere alcuni dei tuoi documenti con la commissione. Ti potrebbero poi essere poste alcune domande di base sulla tua professione, sulla gestione dei figli, sugli altri figli in famiglia, sulla loro istruzione, sulla tua vita familiare, sui tuoi progetti per l'integrazione culturale del bambino in Thailandia, su eventuali bisogni speciali e così via. Parteciperai al colloquio con il bambino che desideri adottare. (Non preoccuparti se il bambino è irrequieto; il personale ha già avuto a che fare con situazioni simili molte volte.)

Dopo l'incontro, riceverete l'"Accordo", un documento importante che consente al governo degli Stati Uniti di rilasciarvi un visto per l'ingresso legale di vostro figlio in Thailandia. L'accordo stabilisce l'affidamento temporaneo, ma non costituisce un accordo definitivo né ai sensi della legge thailandese né di quella statunitense. Dovete ottenere l'accordo prima dell'appuntamento definitivo per il visto; l'ambasciata potrebbe chiedervi di presentarlo prima di tale appuntamento per velocizzare la procedura. In genere, vi verrà chiesto di presentarvi all'appuntamento per il visto la mattina presto (compreso il pagamento della relativa tassa) e di tornare nel pomeriggio per ritirare il documento. Con il passaporto e il visto, potrete lasciare la Thailandia con vostro figlio.